E-Rechnung: Empfang seit 2025, Versand ab 2027 und 2028 - der KMU-Fristenplan

Das Thema E-Rechnung verursacht bei vielen Inhabern kleiner und mittlerer Betriebe echte Kopfschmerzen - nicht weil es technisch so kompliziert wäre, sondern weil die Fristen und Pflichten in der öffentlichen Diskussion häufig durcheinandergebracht werden. Empfangspflicht, Versandpflicht, Übergangsfristen, Umsatzschwellen: alles klingt ähnlich, bedeutet aber etwas ganz anderes.

In diesem Artikel trenne ich beides sauber voneinander. Als WordPress- und WooCommerce-Entwickler betreue ich seit 13 Jahren KMU in Deutschland, die ihren Online-Shop oder ihre Unternehmenswebseite betreiben - und die Frage, wie man E-Rechnungen im Tagesgeschäft pragmatisch umsetzt, begegnet mir inzwischen in fast jedem Kundengespräch. Ich bin kein Steuerberater und kein Rechtsanwalt; dieser Artikel ersetzt keine individuelle Beratung, gibt aber einen klaren Überblick über den Stand der Dinge.

Was seit dem 01.01.2025 gilt: die Empfangspflicht

Die erste und wichtigste Aussage zuerst: Seit dem 01.01.2025 sind alle inländischen Unternehmen in Deutschland verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Kein Übergangszeitraum, keine Umsatzschwelle, keine Ausnahme für Kleinstbetriebe. Das gilt für den Handwerksbetrieb mit zwei Mitarbeitern genauso wie für den mittelständischen Maschinenhersteller.

Grundlage ist das Wachstumschancengesetz vom März 2024, das §14 UStG entsprechend geändert hat. Eine E-Rechnung im neuen gesetzlichen Sinne liegt vor, wenn sie nach der europäischen Norm EN 16931 in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Das bedeutet: Die Rechnung muss von Software automatisch verarbeitet werden können, ohne dass jemand manuell Daten abtippen muss.

Warum ein PDF keine E-Rechnung ist

Hier liegt das größte Missverständnis. Viele Unternehmer glauben, sie erfüllen die Pflicht, weil sie Rechnungen schon als PDF per E-Mail versenden. Das stimmt nicht.

Ein normales PDF ist aus rechtlicher Sicht seit 2025 genauso behandelt wie eine Papierrechnung - es ist eine "sonstige Rechnung". Was fehlt: die strukturierten, maschinenlesbaren Daten im XML-Format nach EN 16931. Konkret heißt das, dass alle relevanten Rechnungsfelder (Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Betrag, Steuersatz, Empfänger-ID) als definierte Datenfelder vorliegen müssen, nicht nur als Text auf einer Seite.

Es gibt zwei Formate, die diese Anforderung erfüllen:

• XRechnung: Reines XML-Dokument, kein sichtbares Layout. Im öffentlichen Beschaffungswesen (B2G) bereits seit 2020 Pflicht.
• ZUGFeRD (ab Version 2.0.1): Ein hybrides PDF, das eine eingebettete XML-Datei enthält. Man kann die Rechnung ganz normal lesen und sie gleichzeitig maschinell verarbeiten.

Für KMU im B2B-Bereich ist ZUGFeRD in der Praxis die zugänglichere Option, weil der Geschäftspartner die Datei ohne spezielle Lesersoftware aufmachen kann. Eine ausführlichere Entscheidungshilfe zwischen den beiden Formaten finden Sie in meinem Artikel ZUGFeRD oder XRechnung: welches Format passt zu Ihrem Shop?

Die Jahresleiste 2025 bis 2028 auf einen Blick

Um die Fristen nicht mehr zu verwechseln, hier der Stufenplan in einer klaren Tabelle:

Die Umsatzschwelle von 800.000 Euro: was sie genau bedeutet

Die Schwelle bezieht sich auf den Gesamtumsatz im Vorjahr. Konkret: Wer im Kalenderjahr 2026 mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz erzielt hat, muss ab dem 01.01.2027 E-Rechnungen versenden. Wer 2026 darunter geblieben ist, bekommt ein Jahr mehr Zeit und muss erst ab dem 01.01.2028 umstellen.

Ein Rechenbeispiel aus der Praxis: Ein Grafikstudio in Hamburg hat 2026 einen Jahresumsatz von 420.000 Euro. Es darf bis 31.12.2027 noch Papier- oder PDF-Rechnungen versenden, sofern der Empfänger zustimmt - und muss spätestens ab 01.01.2028 vollständig auf E-Rechnung umgestellt haben.

Wichtig: Die Schwelle gilt für den Rechnungsaussteller, nicht für den Empfänger. Der Empfänger muss schon seit 2025 E-Rechnungen entgegennehmen können, egal wie groß er ist.

Was gilt im grenzüberschreitenden Handel?

Die E-Rechnungspflicht gilt zunächst nur für inländische B2B-Umsätze zwischen zwei in Deutschland ansässigen Unternehmen. Rechnungen an Privatpersonen (B2C), ins EU-Ausland oder in Drittländer sind derzeit nicht erfasst. Wer also als Hamburger Händler Waren an einen polnischen Großkunden liefert, muss dafür noch keine E-Rechnung im deutschen Sinne ausstellen.

Für Online-Shops, die auf dem deutschen Markt tätig sind, ist das eine wichtige Abgrenzung. Dennoch sollte man die Entwicklung auf EU-Ebene im Blick behalten: Das ViDA-Programm (VAT in the Digital Age) der EU-Kommission zielt darauf ab, elektronische Rechnungsstellung und digitales Reporting mittelfristig europaweit zu harmonisieren. Dazu empfehle ich meinen Überblick über Rechtspflichten für Website und Shop 2026.

Wie KMU den Empfang minimal umsetzen

Das ist die Frage, die mir Kunden am häufigsten stellen: "Ich bekomme selten E-Rechnungen - was ist die einfachste Lösung?"

Für Betriebe mit wenigen eingehenden Lieferantenrechnungen gibt es drei realistische Wege:

1. Kostenlose Viewer-Tools des Bundes. Das Bundeszentralamt für Steuern bietet einen kostenlosen ZUGFeRD-Viewer an, mit dem man empfangene Rechnungen öffnen und prüfen kann. Der Kosit-Validator prüft, ob eine XRechnung technisch korrekt ist. Das ist kein vollständiges Buchhaltungssystem, aber für gelegentliche Eingangsprüfung ausreichend.

2. Bestehende Buchhaltungssoftware aufrüsten. Programme wie Lexware, sevdesk, WISO oder Billomat unterstützen E-Rechnungen inzwischen in ihren Standardversionen. Die Einstiegstarife beginnen bei ca. 10 bis 25 Euro pro Monat. Bei dieser Lösung landen E-Rechnungen direkt im Buchungsworkflow.

3. E-Mail-Postfach + manuelle Ablage. Technisch ist der Empfang per E-Mail vollkommen zulässig. Die Datei (XML oder PDF/A-3) landet im Posteingang, wird gespeichert und ins Buchhaltungssystem importiert. Das funktioniert, erfordert aber Disziplin in der Ablage.

Die häufigsten Fehler, die ich bei Kunden sehe

In meiner Arbeit mit Onlineshop-Betreibern und Dienstleistern begegnen mir immer wieder dieselben Missverständnisse.

Ein Elektriker aus Norddeutschland schickte mir seine Rechnungsvorlage - ein sauber formatiertes Word-Dokument, das er als PDF exportierte und per E-Mail verschickte. "Das mache ich doch schon elektronisch", sagte er. Technisch stimmt das, rechtlich zählt es seit 2025 nicht mehr als E-Rechnung. Der Umstieg auf ein Buchhaltungsprogramm mit ZUGFeRD-Export hat ihn etwa drei Nachmittage Einarbeitung und 15 Euro monatlich gekostet.

Ein anderer häufiger Fehler: Unternehmer wissen von der Versandpflicht ab 2027 oder 2028, vergessen aber die Empfangspflicht, die bereits läuft. Sie planen, sich "rechtzeitig vor 2027" zu kümmern - und versäumen dabei, dass sie schon heute verpflichtet sind, eingehende E-Rechnungen verarbeiten zu können.

Ausnahmen, die wirklich gelten

Nicht jede Rechnung wird zur Pflicht-E-Rechnung. Es gibt drei dauerhafte Ausnahmen:

Kleinunternehmer nach §19 UStG sind dauerhaft von der Versandpflicht befreit. Sie dürfen weiterhin Papier oder PDF versenden. Die Empfangspflicht bleibt dennoch bestehen, sofern sie B2B-Rechnungen erhalten.

Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro brutto (§33 UStDV) müssen nicht als E-Rechnung ausgestellt werden. Eine Kaffeebars-Rechnung über 4,50 Euro oder eine Parkgebührenquittung bleibt von der Pflicht ausgenommen.

Fahrscheine des öffentlichen Nahverkehrs sind ebenfalls dauerhaft ausgenommen.

Wichtig: Die Ausnahmen beziehen sich auf den Versand. Wer Rechnungen empfängt - auch als Kleinunternehmer - muss in der Lage sein, E-Rechnungen entgegenzunehmen.

Was das für Online-Shops bedeutet

Wer einen WooCommerce-Shop oder einen anderen Online-Shop für gewerbliche Kunden betreibt, sollte die E-Rechnung bereits in der Systemplanung berücksichtigen. Die meisten gängigen WooCommerce-Rechnungs-Plugins wie Germanized Pro oder WooCommerce PDF Invoices unterstützen ZUGFeRD inzwischen oder haben entsprechende Updates angekündigt.

Für B2B-Shops, die überwiegend an deutsche Unternehmen verkaufen, ist es sinnvoll, die automatische Rechnungserzeugung so zu konfigurieren, dass ZUGFeRD-Rechnungen direkt beim Bestellabschluss erstellt werden. Das spart manuellen Aufwand und bereitet den Shop auf die Pflicht ab 2027 bzw. 2028 vor. Mehr zu den technischen Anforderungen für B2B-Shops finden Sie unter /de/online-shops/.

Als Teil eines umfassenden Rechts-Audits Ihres Shops lohnt es sich, E-Rechnung zusammen mit anderen aktuellen Pflichten zu prüfen - DSGVO, BFSG, GPSR. Eine Checkliste dafür finden Sie in meinem Artikel zum Website-Rechtsaudit 2026.

Mein Fazit: Empfang jetzt, Versand nach Plan

Die Botschaft ist klar: Die Empfangspflicht läuft seit über einem Jahr. Wer noch keine Lösung hat, sollte das in den nächsten Wochen nachholen - die technische Hürde ist gering, die Kosten sind überschaubar.

Für die Versandpflicht gibt es einen klaren Fahrplan: Umsatz 2026 über 800.000 Euro bedeutet Pflicht ab Januar 2027. Alle anderen haben bis Januar 2028 Zeit. Diese Zeit sollten KMU sinnvoll nutzen: Software evaluieren, Buchhaltungsprozesse anpassen, Steuerberater einbeziehen und Rechnungsvorlagen auf ZUGFeRD oder XRechnung umstellen.

Das Thema klingt bürokratischer als es ist. Wer heute eine moderne Buchhaltungslösung nutzt oder nutzen will, bekommt E-Rechnungen in vielen Fällen als Standard dazu. Der Aufwand für eine KMU-taugliche Minimalumsetzung liegt deutlich unter dem, was die meisten Betriebe befürchten.

Häufige Fragen

Muss ich als KMU seit 2025 wirklich E-Rechnungen empfangen können?

Ja, ohne jede Ausnahme. Seit dem 01.01.2025 gilt die Empfangspflicht für alle inländischen B2B-Umsätze. Wer eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei erhält und sagt 'damit kann ich nichts anfangen', verstößt bereits gegen geltendes Recht.

Ist ein PDF per E-Mail eine zulässige E-Rechnung?

Nein. Ein gewöhnliches PDF enthält keine maschinenlesbaren strukturierten Daten und erfüllt die Anforderungen der EN 16931 nicht. Nur ein PDF mit eingebettetem XML (ZUGFeRD) oder ein reines XML-Dokument (XRechnung) gilt als E-Rechnung im gesetzlichen Sinne.

Ab wann muss mein Betrieb E-Rechnungen versenden?

Das hängt vom Umsatz ab. Haben Sie 2026 mehr als 800.000 Euro erzielt, gilt die Versandpflicht ab 01.01.2027. Alle anderen Betriebe müssen ab 01.01.2028 E-Rechnungen versenden. Bis 31.12.2026 darf mit Zustimmung des Empfängers noch auf Papier oder als PDF fakturiert werden.

Was kostet die Minimalumsetzung für den Empfang?

Für sehr kleine Betriebe mit wenigen eingehenden Rechnungen reicht die kostenlose Viewer-Software des Bundes (ZUGFeRD Viewer, Kosit-Validator) oder ein Buchhaltungsprogramm wie Lexware, sevdesk oder WISO, die E-Rechnungen ab ca. 10-20 Euro pro Monat verarbeiten können.

Gilt die Pflicht auch für Kleinunternehmer nach §19 UStG?

Die Empfangspflicht gilt grundsätzlich auch für Kleinunternehmer. Von der Versandpflicht sind sie jedoch dauerhaft ausgenommen - ebenso wie Rechnungen unter 250 Euro brutto und Fahrscheine.

Welches Format soll ich als KMU wählen: XRechnung oder ZUGFeRD?

Für die meisten KMU ist ZUGFeRD die angenehmere Wahl, weil die Datei gleichzeitig als lesbares PDF und als maschinenlesbare XML-Datei funktioniert. XRechnung ist reines XML, das man ohne spezielle Software nicht lesen kann - es ist aber im öffentlichen Beschaffungswesen (B2G) Pflicht.