ZUGFeRD oder XRechnung: Welches Format braucht Ihr WooCommerce-Shop wirklich?

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die Pflicht, E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen zu können. Ab 2027 kommt die Sendepflicht schrittweise dazu. Wer einen WooCommerce-Shop betreibt und auch Firmenkunden beliefert, steht jetzt vor einer konkreten Entscheidung: ZUGFeRD oder XRechnung?

Die kurze Antwort: Für die meisten Online-Shops mit gemischten Kunden (Privatpersonen und Unternehmen) ist ZUGFeRD die bessere Wahl. XRechnung ist primär für Rechnungen an Behörden gedacht und technisch anspruchsvoller für den Empfänger. Warum das so ist und welches Plugin die Arbeit automatisch erledigt - darum geht es in diesem Artikel.

Was ist eigentlich der Unterschied?

Beide Formate erfüllen die europäische Norm EN 16931 und sind für die deutsche E-Rechnungspflicht zugelassen. Aber sie funktionieren technisch unterschiedlich.

XRechnung ist reines XML. Der Empfänger bekommt eine Datei, die für Menschen ohne Hilfsprogramm kaum lesbar ist. Das Format wurde vom IT-Planungsrat entwickelt und ist seit 2020 Pflicht für Rechnungen an Bundesbehörden. Wer staatliche Aufträge abrechnet, kommt daran nicht vorbei.

ZUGFeRD (kurz für "Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland") ist ein Hybridformat: ein normales PDF mit einem eingebetteten XML-Datenstrom. Der Empfänger kann die Rechnung wie gewohnt öffnen, lesen und ausdrucken. Gleichzeitig liest sein Buchhaltungsprogramm das XML automatisch aus. Das ist der entscheidende Unterschied im Alltag.

Welche ZUGFeRD-Profile gibt es und welches brauche ich?

ZUGFeRD kennt mehrere Datenprofile mit unterschiedlichem Informationsumfang. Das ist wichtig, denn nicht jedes Profil erfüllt die steuerlichen Anforderungen.

Das MINIMUM-Profil und das BASIC-WL-Profil enthalten keine vollständigen Steuerpositionen auf Zeilenebene - sie gelten laut Bundesfinanzministerium nicht als konforme E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Für die Pflicht ab 2027 brauchen Sie mindestens das BASIC-Profil mit Steuerpositionen, in der Praxis empfehle ich immer COMFORT.

Das COMFORT-Profil (identisch mit dem europäischen Factur-X EN 16931) ist der Standard für normale Handelsrechnungen. Es enthält alle Pflichtfelder der EN 16931, ist von allen gängigen Buchhaltungsprogrammen lesbar und wird von allen relevanten WooCommerce-Plugins unterstützt. Das EXTENDED-Profil bietet mehr Felder für komplexe Lieferkettenprozesse - für einen Online-Shop brauchen Sie das in der Regel nicht.

Wann ist XRechnung Pflicht?

XRechnung ist dann zwingend erforderlich, wenn Sie Rechnungen an öffentliche Auftraggeber stellen: Bundesbehörden, Landesbehörden (je nach Bundesland), Kommunen und staatlich finanzierte Einrichtungen. Die Pflicht gilt seit November 2020 für Bundesaufträge ab 1.000 Euro und wurde schrittweise auf weitere öffentliche Stellen ausgeweitet.

Wenn Ihr WooCommerce-Shop B2G-Geschäfte macht - also Verkäufe an Schulen, Ämter, Universitäten oder öffentliche Betriebe - müssen Sie XRechnung beherrschen. Das betrifft zum Beispiel Shops für Bürobedarf, Fachliteratur, Schutzausrüstung oder IT-Zubehör, die auch Behörden als Kunden haben.

Für reine B2C-Shops (Privatkundengeschäft) gilt weder XRechnung noch eine strukturierte E-Rechnungspflicht. Für gemischte Shops mit überwiegend Privatkunden und vereinzelten Firmenkunden ist ZUGFeRD die einfachere Lösung.

Die E-Rechnungspflicht ab 2025 und 2027 im Überblick

Das Wachstumschancengesetz (in Kraft seit März 2024) hat die Grundlage geschaffen. Die konkrete Umsetzung erfolgt über die Neufassung des § 14 UStG.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle deutschen Unternehmen im B2B-Bereich in der Lage sein, E-Rechnungen nach EN 16931 zu empfangen. Das gilt unabhängig von der Unternehmensgröße. Für Ihren WooCommerce-Shop bedeutet das: Wenn Firmenkunden eine E-Rechnung anfordern, müssen Sie liefern können.

Ab dem 1. Januar 2027 gilt die Sendepflicht für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro. Ab dem 1. Januar 2028 für alle anderen steuerpflichtigen Unternehmen mit inländischen B2B-Umsätzen. Bis Ende 2026 sind noch Papierrechnungen und einfache PDF-Rechnungen zulässig - aber es lohnt sich, früher umzustellen.

Einen Hinweis zur rechtlichen Einordnung: Ich bin Webentwickler, kein Steuerberater. Die hier beschriebene Rechtslage basiert auf öffentlich verfügbaren Informationen des Bundesfinanzministeriums und der IHK. Für Ihre konkrete Situation sprechen Sie bitte mit Ihrem Steuerberater.

Welche WooCommerce-Plugins unterstützen ZUGFeRD und XRechnung?

Es gibt mittlerweile mehrere solide Lösungen für WooCommerce - von kostenlos bis zum bezahlten Komplettpaket.

Germanized Pro (Vendidero) ist meine erste Empfehlung für deutsche Shops, die ich aufsetze. Das Plugin kostet ca. 79 Euro pro Jahr und ist weit mehr als ein Rechnungstool: Es regelt gleichzeitig AGB-Integration, Widerrufsbelehrung, Lieferzeitanzeigen, Kleinunternehmerregelung und alle deutschen Rechtstexte. Die E-Rechnungsfunktion unterstützt ZUGFeRD in den Profilen BASIC, COMFORT und EXTENDED sowie vollständiges XRechnung. Für einen neuen deutschen Shop ist Germanized Pro in meinen Projekten Standard.

RechnungsPilot (ModulDeck) ist eine interessante Alternative: Das Plugin ist dauerhaft kostenlos und unterstützt ZUGFeRD 2.0 und XRechnung 3.0 inklusive GoBD-konformer Archivierung. Wer bereits ein anderes Plugin für die deutschen Rechtstexte nutzt und nur das Rechnungsformat nachrüsten will, ist hier gut aufgehoben.

weLaunch Ultimate PDF Invoices bietet ebenfalls ZUGFeRD und XRechnung und ist bei Shops beliebt, die bereits andere weLaunch-Plugins einsetzen. Die Integration erfolgt als Add-on und setzt die Grundlizenz voraus.

E-Invoicing for WooCommerce (WordPress.org) ist ein schlankes Plugin speziell für das Rechnungsformat - ohne die deutschen Rechtstexte. Es unterstützt Factur-X, ZUGFeRD, UBL und XRechnung.

Wie sieht die Einrichtung in der Praxis aus?

Ich zeige das am Beispiel von Germanized Pro, weil ich dieses Plugin am häufigsten einsetze. Nach der Installation und Aktivierung der Pro-Lizenz finden Sie unter WooCommerce > Germanized > Dokumente die Einstellungen für E-Rechnungen.

Dort wählen Sie das Format (ZUGFeRD oder XRechnung) und das Profil. Für B2B-Shops mit normalen Firmenkunden stelle ich COMFORT ein. Die Rechnungen werden dann automatisch beim Statuswechsel auf "Bezahlt" oder "Abgeschlossen" erzeugt und der Bestätigungs-E-Mail als PDF-Anhang beigefügt. Das XML ist im PDF eingebettet - Ihr Kunde bekommt also eine normal lesbare Rechnung, und das Buchhaltungsprogramm kann das XML automatisch einlesen.

Ein konkretes Beispiel aus einem meiner Projekte: Ein Shop für medizinischen Bedarf in Hamburg hatte Kunden aus dem Krankenhausbereich und niedergelassene Arztpraxen. Die Krankenhäuser (öffentlich-rechtlich) brauchten XRechnung, die Praxen eine normale lesbare Rechnung. Die Lösung war Germanized Pro mit bedingter Ausgabe: Über ein kleines Checkout-Feld kann der Kunde angeben, ob er eine XRechnung benötigt. Ansonsten wird automatisch ZUGFeRD COMFORT ausgegeben. Das war in etwa zwei Stunden umgesetzt.

Was passiert, wenn Sie nichts tun?

Bis Ende 2026 sind Sie auf der sicheren Seite, wenn Sie weiterhin PDF-Rechnungen versenden. Aber der Druck kommt fruher: Wer jetzt schon Firmenkunden hat, bekommt zunehmend Anfragen nach E-Rechnungen. Einige Buchhaltungsprogramme fangen bereits an, den automatischen Import nur noch fur ZUGFeRD oder XRechnung anzubieten - klassische PDFs mussen manuell erfasst werden. Das kostet Ihren Kunden Zeit und schafft Reibung beim Wiederholungskauf.

Dazu kommt ein strategisches Argument: Shops, die fruher auf E-Rechnungen umstellen, konnen das als Qualitätsmerkmal kommunizieren. Im B2B-Bereich zählt Verlässlichkeit bei der Abrechnung. Ein Download-Link fur die GoBD-konforme ZUGFeRD-Rechnung im Kundenkonto kostet Sie einmalig eine Stunde Einrichtung und differenziert Sie von Mitbewerbern, die noch auf klassische PDF setzen.

Meine Empfehlung fur den typischen WooCommerce-Shop

Der Standardfall: Ein deutscher Online-Shop mit überwiegend Privatkunden, aber einem wachsenden Anteil an Firmenkunden. Keine Behördenaufträge.

In diesem Fall reicht ZUGFeRD COMFORT. Ihr Firmenkunde bekommt eine PDF, die er sofort versteht, und sein Buchhaltungsprogramm kann das XML automatisch einlesen. Sie erfüllen die E-Rechnungspflicht ab 2027. Sie musten Ihre E-Mail-Vorlage nicht ändern, weil die Rechnung weiterhin als Anhang mitkommt - nur mit eingebettetem XML.

Fur Shops mit Behördenkunden oder Ausschreibungsgeschäft: Stellen Sie XRechnung als zweite Option bereit. Alle genannten Plugins können parallel beide Formate ausgeben.

Den Vergleich mit anderen Shopsystemen, die aktuell auch auf E-Rechnungskonformitat umstellen, finden Sie in meinem Artikel uber die Shopware-zu-WooCommerce-Migration aus SEO-Perspektive. Die technischen Hintergrunde zur E-Rechnungspflicht ab 2027 habe ich ausfuhrlich in einem separaten Artikel zur Vorbereitung Ihres WooCommerce-Shops auf die E-Rechnungspflicht beschrieben.

Wenn Sie Ihren WooCommerce-Shop auf ZUGFeRD oder XRechnung umstellen möchten und eine Stunde Konfigurationsarbeit sparen wollen - ich helfe Ihnen dabei gerne.