Rechnungen und OSS im DE-Shop: lexoffice

Die OSS-Lieferschwelle sind gemeinsame 10.000 EUR netto pro Jahr für alle B2C-Verkäufe in die EU
Nach Überschreiten berechnest du den Steuersatz des Kundenlandes und meldest ihn per OSS
OSS gilt nur für B2C, B2B-Geschäfte mit gültiger USt-IdNr. fallen heraus
Rechnungen automatisierst du per Anbindung an lexoffice (Lexware Office) oder sevDesk
Der Shop braucht korrekte Steuersätze pro Land, sonst stimmt die OSS-Meldung nicht
Der Steuerberater kommt bei OSS-Anmeldung und erster Quartalsmeldung ins Spiel
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Rechnungen und OSS: zwei Themen, die zusammengehören

Wenn du einen WooCommerce-Shop betreibst und nicht nur in Deutschland, sondern auch in andere EU-Länder verkaufst, stößt du früher oder später auf zwei Dinge gleichzeitig. Das erste sind automatische Rechnungen, denn ein Dutzend Dokumente am Tag von Hand zu schreiben ergibt keinen Sinn. Das zweite ist das OSS-Verfahren, das darüber entscheidet, welchen Steuersatz du berechnest und wo du die Umsatzsteuer meldest. Beide Themen greifen ineinander, denn die Rechnung muss den korrekten Satz zeigen, und der Satz hängt davon ab, ob du bereits im OSS bist.

In diesem Text zeige ich, wie du das in der Praxis zusammensetzt. Zuerst die Mechanik von OSS und die Schwelle, dann die Steuersätze in WooCommerce, danach die Anbindungen an die Buchhaltung und am Ende der Moment, ab dem du wirklich einen Steuerberater brauchst. Ohne Umschweife und mit konkreten Werkzeugen, die ich bei Kunden einsetze.

Das OSS-Verfahren kurz erklärt: eine Schwelle für die ganze EU

OSS, also One Stop Shop, ist eine EU-Vereinfachung für die Umsatzsteuer beim Fernverkauf an Verbraucher in anderen Ländern der Union. Das Prinzip ist leicht beschrieben, auch wenn der Teufel im Detail steckt. Solange deine B2C-Verkäufe in alle EU-Länder zusammen die gemeinsame Schwelle von 10.000 EUR netto im Jahr nicht überschreiten, berechnest du den deutschen Steuersatz und meldest ihn wie gewohnt in Deutschland.

Entscheidend ist das Wort zusammen. Es sind nicht 10.000 EUR pro Land. Es ist eine Gesamtsumme für die gesamte Union. Lieferst du Ware für 4000 EUR nach Österreich, für 4000 EUR in die Niederlande und für 3000 EUR nach Frankreich, hast du die Schwelle überschritten, obwohl du in kein einzelnes Land für 10.000 EUR verkauft hast. Ab dem Überschreiten berechnest du den Steuersatz des Lieferlandes und meldest diese Umsatzsteuer über eine einzige gemeinsame OSS-Erklärung, statt dich in jedem Staat separat zu registrieren.

Zwei Dinge solltest du dir merken. OSS gilt nur für Verkäufe an Verbraucher (B2C). Den Verkauf an eine Firma mit gültiger USt-IdNr. rechnest du separat über das Reverse-Charge-Verfahren ab, außerhalb von OSS. Das Zweite: Du kannst freiwillig schon vor Überschreiten der Schwelle in OSS einsteigen, wenn du weißt, dass du sie ohnehin reißt, um den Zähler nicht beobachten und die Regeln nicht mitten im Jahr ändern zu müssen.

Steuersätze pro Land: das Fundament für alles Weitere

Hier beginnt der technische Teil, der im Shop meist eingerichtet werden muss. Bist du erst einmal im OSS, muss jeder Verkauf an einen Verbraucher in einem anderen EU-Land den Steuersatz dieses Landes tragen, ermittelt anhand der Lieferadresse. Die Regelsätze unterscheiden sich zwischen den Staaten, dazu kommen ermäßigte Sätze für bestimmte Warengruppen, etwa Bücher oder Lebensmittel.

In WooCommerce machst du das in den Steuereinstellungen: Du legst für jedes Land eine eigene Steuerzeile an und stellst die Berechnung auf die Lieferadresse des Kunden um. Unten ein paar beispielhafte Regelsätze, um die Bandbreite zu zeigen. Nimm sie als Orientierung, denn Sätze werden gelegentlich angepasst und die aktuellen Werte solltest du immer prüfen.

Ein Dutzend und perspektivisch noch mehr Sätze von Hand zu pflegen ist Arbeit, die du nicht jedes Quartal machen willst. Deshalb nutzt man bei echtem OSS-Verkauf eine von zwei Lösungen. Entweder ein Plugin, das die aktuellen EU-Sätze automatisch setzt, oder die Anbindung an ein Buchhaltungsprogramm, das den korrekten Satz selbst dem Dokument zuordnet. In der Praxis kombiniere ich bei Kunden beides: Der Shop berechnet an der Kasse die richtige Umsatzsteuer, das Buchhaltungsprogramm erstellt darauf die Rechnung.

Automatische Rechnungen in WooCommerce: so funktioniert es

WooCommerce selbst erstellt keine vollwertigen Rechnungen im buchhalterischen Sinn. Es erzeugt eine Bestellung, und die Rechnung erstellt das mit dem Shop verbundene Buchhaltungsprogramm über ein Anbindungs-Plugin. Das Schema ist immer dasselbe, unabhängig vom Werkzeug.

1. Der Kunde bestellt und zahlt: WooCommerce speichert die Bestellung mit den Daten und der berechneten Umsatzsteuer.
2. Das Anbindungs-Plugin schickt die Daten ans Buchhaltungsprogramm: nach Zahlung gehen die Daten an lexoffice oder sevDesk.
3. Das Programm erstellt die Rechnung: mit korrekter Nummerierung, Steuersatz und Verkäuferangaben gemäß den deutschen Vorgaben.
4. Die Rechnung geht an Kunde und Backend zurück: das PDF kommt per Mail zum Käufer und wird der Bestellung im Shop angehängt.

Wichtig ist, dass das ohne dein Zutun passiert. Eine gut eingerichtete Anbindung erstellt die Rechnung Sekunden nach der Zahlung, und du schaust nur dann hinein, wenn etwas korrigiert werden muss. Das ist der Unterschied zwischen einem Shop, der von selbst skaliert, und einem, in dem der Inhaber abends Dokumente abtippt.

Die richtigen Werkzeuge für den deutschen Markt: lexoffice und sevDesk

Ist deine Firma in Deutschland registriert, sind lexoffice (jetzt unter der Marke Lexware Office) und sevDesk der Standard. Beide sind auf die deutschen buchhalterischen Gegebenheiten ausgelegt, unterstützen OSS und beherrschen die E-Rechnung in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung, was angesichts der deutschen Vorgaben zur elektronischen Rechnung wichtig ist.

• lexoffice / Lexware Office: sehr beliebt bei kleinen Firmen und Einzelunternehmern, mit vielen fertigen WooCommerce-Anbindungen. Gute Wahl, wenn du Einfachheit und eine breite Auswahl an Plugins willst, die den Shop mit dem Programm verbinden.
• sevDesk: ebenso stark, oft gewählt bei umfangreicherer Buchhaltung und enger Zusammenarbeit mit dem Steuerberater. Es ordnet Erlöse sauber den Buchhaltungskonten zu.

Auf der Seite des Plugins, das den Shop mit dem Programm verbindet, bewähren sich am deutschen Markt Lösungen wie Germanized Pro (preislich meist um die 69 EUR pro Jahr), German Market oder dedizierte Brücken wie Woolex oder Faktur Pro. Ein Teil davon bringt OSS-Unterstützung und die korrekte Zuordnung der Sätze zu Erlöskonten mit, was bei der deutschen Buchhaltung wichtig ist.

Die Preise sind Richtwerte und hängen vom gewählten Tarif und den Zusatzfunktionen ab. Ich nenne sie, um die Größenordnung zu zeigen, nicht als feste Preisliste. Die Unterschiede beim Abo sind meist so gering, dass wichtiger ist, womit dein Steuerberater tatsächlich arbeitet.

Wann du wirklich einen Steuerberater brauchst

Die Grenze ist recht klar. Die technische Einrichtung von Shop, Steuersätzen und Anbindung lässt sich ohne Steuerberater erledigen, das ist der Teil, den ich übernehme. Es gibt jedoch drei Stellen, an denen ein Steuerberater wirklich nötig ist und an denen du nicht sparen solltest.

Eine gute Arbeitsteilung sieht so aus: Ich richte WooCommerce, die Steuersätze pro Land, die automatischen Rechnungen und die Anbindung an das Buchhaltungsprogramm ein, der Steuerberater kümmert sich um das OSS-Verfahren selbst und die Meldungen. Ist der Prozess einmal aufgesetzt, läuft der Alltag einfach und weitgehend automatisch. Der Versuch, die erste OSS-Meldung allein und ohne Erfahrung zu stemmen, ist die häufigste Quelle teurer Korrekturen.

Wenn du einen Shop aufbaust, der in die EU verkauft, oder einen bestehenden ordnen willst: Bei DawidWeb mache ich das regelmäßig. Konfiguration der Steuersätze für OSS, Anbindung der automatischen Rechnungen über lexoffice oder sevDesk, Tests der korrekten Sätze und Einrichtung der Webhooks, damit die Dokumente von selbst erstellt werden. Webseiten und Shops baue ich ab 600 EUR, ich arbeite auf dem deutschen und polnischen Markt, habe über 120 Projekte umgesetzt, und ein Angebot für deine konkrete Umsetzung bekommst du innerhalb von 24 Stunden.