GPSR w sklepie 2026: wdrożenie krok po kroku i osoba odpowiedzialna w UE

Jeśli prowadzisz sklep internetowy i sprzedajesz cokolwiek konsumentom w Polsce lub gdziekolwiek w UE, od 3 stycznia 2026 r. obowiązują Cię nowe przepisy, które realnie zmieniają to, co musisz pokazać na karcie każdego produktu. Polska ustawa o nadzorze nad ogólnym bezpieczeństwem produktów wdrożyła unijne rozporządzenie GPSR (UE 2023/988) do krajowego porządku prawnego i dała do ręki UOKiK oraz Inspekcji Handlowej narzędzia do nakładania kar sięgających 1 mln zł.

To nie jest kolejna regulacja, którą można zignorować do czasu, aż coś się stanie. W ciągu pierwszych miesięcy obowiązywania przepisów inspektorzy zaczęli sprawdzać oferty online pod kątem obecności danych GPSR, szczególnie na platformach marketplace, takich jak Allegro. Poniżej opisuję całą procedurę wdrożenia krok po kroku, bo wiem z własnego doświadczenia przy konfigurowaniu sklepów, że brakuje jednego zwartego przewodnika operacyjnego.

Kogo dotyczy GPSR - bez wyjątków dla małych sklepów

Rozporządzenie GPSR obejmuje każdego, kto udostępnia produkty konsumentom na rynku UE. Nie ma progu obrotu, nie ma ograniczenia do konkretnych branż, nie ma zwolnienia dla małych firm. Jeśli sprzedajesz produkty niespożywcze (zabawki, elektronika, odzież, meble, kosmetyki, artykuły sportowe, narzędzia) bezpośrednio osobom fizycznym, podlegasz GPSR.

Wyjątkiem są produkty objęte osobnymi, branżowymi przepisami unijnymi: wyroby medyczne, leki, żywność, pasze, rośliny, środki ochrony roślin i niektóre pojazdy. Te mają własne, szczegółowe regulacje. Reszta - czyli zdecydowana większość asortymentu typowego sklepu internetowego - wchodzi pod GPSR.

Co musi zawierać karta produktu - lista obowiązkowych danych

To jest serce całego wdrożenia. Każda oferta produktu dostępna online musi zawierać konkretne informacje. Nie w zakładce "O firmie", nie w stopce strony, tylko bezpośrednio na stronie produktu, dostępne przed dodaniem go do koszyka.

Obowiązkowe dane na karcie produktu według GPSR:

1. Dane producenta: imię i nazwisko lub pełna nazwa firmy, zarejestrowana nazwa handlowa lub znak towarowy, adres pocztowy (ulica, kod, miasto, kraj) oraz adres e-mail lub inny kontakt elektroniczny.

2. Osoba odpowiedzialna w UE (tylko gdy producent ma siedzibę poza UE): imię i nazwisko lub nazwa, adres pocztowy i elektroniczny. To krytyczny punkt dla sklepów importujących produkty z Chin, Turcji, USA czy innych krajów spoza Unii.

3. Identyfikacja produktu: numer modelu, numer EAN/GTIN, numer partii lub serii produkcyjnej (batch number), numer seryjny - przynajmniej jeden z tych identyfikatorów musi być dostępny.

4. Ostrzeżenia i instrukcje bezpieczeństwa w języku polskim (lub oficjalnym języku kraju sprzedaży) - np. ograniczenia wiekowe dla zabawek, ostrzeżenia przed zadławieniem, instrukcje obsługi, warunki bezpiecznego użytkowania.

Osoba odpowiedzialna w UE - kiedy jej potrzebujesz i jak ją znaleźć

To zagadnienie spędza sen z powiek wielu właścicielom sklepów importujących produkty spoza UE. Zasada jest prosta: jeśli producent nie ma siedziby w Unii Europejskiej, w łańcuchu dostaw musi istnieć podmiot z siedzibą w UE, który bierze na siebie odpowiedzialność za zgodność produktu z GPSR.

Tą osobą lub firmą może być:

• Importer - czyli Ty, jeśli bezpośrednio sprowadzasz towar spoza UE (kupujesz od producenta chińskiego bez polskiego/unijnego pośrednika)
• Upoważniony przedstawiciel - firma wyznaczona przez producenta specjalnie do pełnienia tej roli
• Dystrybutor - jeśli sam zdecydujesz się formalnie przyjąć tę funkcję

Praktyczne konsekwencje: gdy kupujesz towar od polskiego hurtownika, który sam go importuje, to hurtownik jest importerem i to jego dane trafiają na kartę produktu jako osoby odpowiedzialnej. Gdy kupujesz bezpośrednio z Aliexpress lub od chińskiej fabryki i sprowadzasz do swojego magazynu w Polsce, to Ty jesteś importerem i to Twoje dane muszą widnieć na karcie produktu.

Na rynku działają już firmy świadczące usługę "osoby odpowiedzialnej w UE" dla producentów spoza Unii. Koszty zaczynają się od kilkuset euro rocznie za produkt. Rozwiązanie ma sens dla dużych producentów spoza UE chcących sprzedawać tu legalnie, ale dla właściciela sklepu kupującego gotowe produkty to nie Twoja sprawa - Twoja sprawa to wiedzieć, kto w Twoim łańcuchu dostaw jest importerem i zdobyć od niego dane do umieszczenia na karcie.

Dokumentacja techniczna i ocena ryzyka - co sklep musi mieć

Tu wielu sprzedawców wpada w panikę, bo brzmi to jak praca dla inżyniera. Spokojnie - w zdecydowanej większości przypadków to obowiązek producenta, nie Twój.

Producent musi stworzyć i przechowywać przez 10 lat dokumentację techniczną zawierającą:

• ogólny opis produktu i jego właściwości,
• analizę możliwych zagrożeń (ocena ryzyka),
• wykaz norm technicznych lub innych standardów zastosowanych przy projektowaniu,
• wyniki testów bezpieczeństwa,
• instrukcje i etykiety.

Twój obowiązek jako dystrybutora jest bardziej ograniczony: musisz weryfikować, że produkty, które sprzedajesz, są prawidłowo oznakowane, mają wymagane instrukcje w języku polskim i że producent/importer dysponuje dokumentacją techniczną. W razie kontroli UOKiK możesz zostać poproszony o przekazanie dokumentacji - musisz wiedzieć, skąd ją wziąć, i mieć możliwość jej szybkiego uzyskania od swojego dostawcy.

W praktyce: zanim dodasz nowy produkt do oferty, zażądaj od dostawcy:
1. Danych producenta (pełna nazwa, adres, kontakt)
2. Danych osoby odpowiedzialnej w UE (jeśli producent spoza UE)
3. Dokumentu oceny zgodności lub deklaracji producenta
4. Instrukcji w języku polskim
5. Potwierdzenia, że dokumentacja techniczna istnieje i jest dostępna

Wdrożenie GPSR w WooCommerce krok po kroku

Zajmuję się WooCommerce od lat i miałem już kilka sklepów, które musiały szybko dostosować setki kart produktów do GPSR. Najwygodniejsze podejście zależy od tego, ile produktów masz i jak bardzo ujednolicony jest Twój asortyment.

Opcja 1: Pola atrybutów WooCommerce (dla małych sklepów do ~50 produktów)
Dodaj atrybuty globalne "Producent", "Adres producenta", "Kontakt producenta", "Numer partii", "Osoba odpowiedzialna w UE" - i uzupełnij je dla każdego produktu ręcznie. Wyświetlanie w karcie produktu przez woocommerce_product_additional_information_tab lub bezpośrednio w opisie.

Opcja 2: ACF lub Custom Fields (dla sklepów z setkami produktów)
Dodaj grupę pól ACF przypisaną do produktów WooCommerce z odpowiednimi polami. Wyświetlaj przez template hook. Daje największą elastyczność i możliwość zbiorczego importu przez CSV.

Opcja 3: Dedykowana wtyczka GPSR
Na rynku pojawiły się wtyczki jak "GPSR Product Compliance for WooCommerce", które dodają gotową sekcję z polami zgodnymi z rozporządzeniem. Sprawdź aktualizacje i opinie, bo to rynek świeży.

Dla klientów na Shoperze sprawa jest prostsza - platforma dodała dedykowaną sekcję "Dane producenta GPSR" w panelu produktu. Uzupełniasz raz na poziomie "Producent" i przypisujesz do produktów zbiorczo. To duże ułatwienie, szczególnie przy rozbudowanych katalogach.

Szerzej o technicznych aspektach konfiguracji sklepów WooCommerce piszę w sekcji sklepy internetowe. Jeśli potrzebujesz audytu zgodności GPSR dla swojego sklepu, wiesz, gdzie mnie znaleźć.

Zgłaszanie incydentów i platforma Safety Gate

GPSR wprowadza też obowiązek po stronie sprzedawcy dotyczący zgłaszania niebezpiecznych produktów i ułatwiania konsumentom zgłaszania problemów. W UE działa portal Safety Gate (dawniej RAPEX), do którego organy nadzoru zgłaszają produkty niebezpieczne. Jako sprzedawca:

• musisz monitorować Safety Gate pod kątem produktów z Twojego asortymentu,
• jeśli dowiesz się, że sprzedałeś produkt stanowiący zagrożenie, masz obowiązek natychmiast poinformować UOKiK i (jeśli to możliwe) klientów, którzy go kupili,
• powinieneś mieć na stronie produktu lub w sklepie informację, jak konsument może zgłosić problem z produktem.

W praktyce dla większości zwykłych sklepów MSP monitoring Safety Gate ogranicza się do sprawdzania alertów raz na miesiąc i wpisania w system mailingowy procedury "co robię, gdy dostanę alert o produkcie z mojego asortymentu".

Kary i kontrole - jak wygląda ryzyko w praktyce

Od 3 stycznia 2026 r. UOKiK i Inspekcja Handlowa mają uprawnienia do nakładania kar administracyjnych za naruszenia GPSR. Widełki są szerokie: od 50 tys. zł za drobniejsze naruszenia formalne (np. brak danych kontaktowych producenta) do 1 mln zł za poważniejsze uchybienia dotyczące bezpieczeństwa produktów lub utrudnianie kontroli.

Jak wyglądają kontrole w praktyce? Z informacji branżowych wynika, że inspektorzy Inspekcji Handlowej w pierwszej kolejności sprawdzają sklepy przez Internet, przeglądając karty produktów pod kątem obecności wymaganych danych. To jest tzw. kontrola zza biurka - bez wizyty w firmie. Dopiero gdy znajdą nieprawidłowości, może nastąpić formalne wszczęcie postępowania.

O podobnych mechanizmach kontrolnych i pełnym kalendarzu zmian prawnych dla e-commerce piszę w artykule obowiązki prawne sklepu w 2026 roku. Jeśli chcesz wiedzieć, jakie kary grożą konkretnie i jak kształtuje się praktyka orzecznicza UOKiK, zajrzyj do wpisu kary UOKiK dla sklepów internetowych w 2026 r..

Aktualizacja regulaminu i polityki sklepu

GPSR nie dotyczy tylko kart produktów. Warto przy okazji wdrożenia sprawdzić, czy Twój regulamin i polityka sklepu uwzględniają nowe przepisy. GPSR nakłada na sprzedawców obowiązek posiadania procedury obsługi reklamacji dotyczących bezpieczeństwa oraz jasnej ścieżki zgłaszania problemów przez konsumentów.

Minimum, które powinno znaleźć się w regulaminie lub osobnej sekcji:

• informacja, że sklep weryfikuje bezpieczeństwo sprzedawanych produktów zgodnie z GPSR,
• dane kontaktowe do zgłaszania problemów bezpieczeństwa (może być ten sam e-mail co do reklamacji),
• opis procedury wycofania produktu w razie zagrożenia.

Szczegółowo o aktualizacji dokumentów prawnych sklepu piszę w artykule regulamin i polityka zwrotów - co zmienić w 2026 r..

Kolejność działań - od czego zacząć jutro rano

Jeśli czytasz ten tekst i jeszcze nie zrobiłeś nic w kierunku GPSR, podejdź do tego projektowo. To jednorazowa praca z utrzymaniem.

1. Zrób audyt asortymentu - sprawdź, które produkty mają dane producenta, a które nie. W WooCommerce można to zrobić przez eksport CSV z pluginem Product CSV Import/Export i przejrzenie kolumn.
2. Skontaktuj się z dostawcami - wyślij im maila z prośbą o: pełne dane producenta, dane osoby odpowiedzialnej w UE (jeśli producent spoza UE), numery partii/EAN, instrukcje po polsku.
3. Skonfiguruj pola w sklepie - dodaj sekcję GPSR w WooCommerce lub Shoperze (jak opisałem wyżej).
4. Uzupełnij dane masowo - przez import CSV lub edycję zbiorczą, żeby nie klikać stu produktów ręcznie.
5. Zaktualizuj regulamin - dodaj procedurę zgłaszania problemów bezpieczeństwa.
6. Ustaw przypomnienie - monitoring Safety Gate raz na miesiąc i weryfikacja nowych produktów przed dodaniem do oferty.

Przy sklepie z kilkudziesięcioma produktami dobry developer zamknie techniczne wdrożenie GPSR w jeden dzień roboczy. Przy katalogu liczącym tysiące pozycji - tydzień do dwóch, głównie na zebranie danych od dostawców, bo to jest najbardziej czasochłonny etap.

Najczęstsze pytania

Czy GPSR dotyczy małego sklepu internetowego sprzedającego tylko w Polsce?

Tak. GPSR obowiązuje każdego sprzedawcę oferującego produkty konsumentom w UE, bez względu na wielkość sklepu, obroty czy branżę. Jedynym wyjątkiem są produkty wyłączone z zakresu rozporządzenia, np. artykuły spożywcze, leki i wyroby medyczne, które mają własne przepisy.

Kim jest 'osoba odpowiedzialna w UE' wymagana przez GPSR?

To podmiot gospodarczy z siedzibą lub miejscem zamieszkania w UE, który przejął pisemną odpowiedzialność za zgodność produktu z GPSR w imieniu producenta spoza UE. Może to być importer, upoważniony przedstawiciel lub sam dystrybutor, jeśli zdecyduje się przyjąć tę rolę.

Co grozi za brak danych GPSR na karcie produktu?

UOKiK i Inspekcja Handlowa mogą nałożyć karę finansową od 50 tys. do 1 mln zł. Możliwe jest też nakaz wycofania produktu z obrotu lub tymczasowe zamknięcie sklepu. Kary są proporcjonalne do skali naruszenia i stopnia zagrożenia konsumentów.

Jak technicznie dodać dane GPSR w WooCommerce?

Możesz użyć pól ACF (Advanced Custom Fields) przypisanych do typu produktu, dedykowanej wtyczki (np. GPSR Product Compliance for WooCommerce) lub wbudowanych pól atrybutów WooCommerce. Kluczowe jest, żeby dane były widoczne na stronie produktu przed przyciskiem 'Dodaj do koszyka' lub w osobnej sekcji 'Informacje o produkcie'.

Czy sklep musi samodzielnie opracować dokumentację techniczną?

Nie zawsze. Producent jest zobowiązany stworzyć i przechowywać dokumentację techniczną przez 10 lat. Dystrybutor (sklep) musi mieć do niej dostęp i móc przedstawić ją na żądanie organów kontrolnych. Jeśli kupujesz od producenta spoza UE i nie masz importera z UE w łańcuchu dostaw, obowiązek opracowania dokumentacji może spaść na Ciebie jako importera.

Czy GPSR dotyczy produktów sprzedawanych przez Allegro lub Amazon?

Tak, i to podwójnie. Zarówno sprzedawca jak i platforma marketplace mają obowiązki wynikające z GPSR. Sprzedawca odpowiada za bezpieczeństwo produktu i kompletność informacji w ofercie. Platforma ma obowiązek usuwania ofert niespełniających wymogów i współpracy z organami nadzoru.