Co przygotować przed zamówieniem strony internetowej? Lista do odhaczenia

Z mojego doświadczenia najdłuższym etapem budowy strony firmowej wcale nie jest projektowanie ani kodowanie. Jest nim czekanie. Czekanie na teksty, na logo w przyzwoitej jakości, na dostęp do domeny, którą rejestrował szwagier w 2014 roku i nikt nie pamięta gdzie. Widziałem projekty gotowe technicznie w trzy tygodnie, które publikowaliśmy po trzech miesiącach, bo brakowało treści na podstronę oferty.

Dlatego ten artykuł to konkretna lista do odhaczenia: co przygotować przed zamówieniem strony internetowej, w jakiej formie i dlaczego to realnie obniża wycenę. Przez 13 lat pracy przy ponad 120 projektach nauczyłem się jednego: klient z kompletem materiałów płaci mniej i dostaje stronę szybciej. Czasem o połowę szybciej.

Dlaczego przygotowane materiały obniżają koszt strony?

Przygotowane materiały obniżają koszt, bo wykonawca wycenia nie tylko samą robotę, ale też ryzyko: czas na dopominanie się o brakujące elementy, przestoje w projekcie i poprawki wynikające z tego, że treści dojechały na końcu i nie pasują do layoutu. Według praktyków rynku komplet materiałów na starcie przyspiesza projekt o 30-50%. U mnie te proporcje się potwierdzają.

Druga sprawa: jeśli nie dostarczysz tekstów, ktoś musi je napisać. Copywriting całej strony firmowej to na polskim rynku zwykle 2000-8000 zł netto dodatkowo. Jeśli przygotujesz chociaż surowe materiały (opis oferty, dane firmy, odpowiedzi na pytania klientów), część tej kwoty zostaje w twojej kieszeni, bo redakcja gotowego materiału jest dużo tańsza niż pisanie od zera.

Jest jeszcze trzeci powód, o którym mało kto mówi. Wykonawca, który dostaje uporządkowany brief, traktuje cię jak poważnego partnera i chętniej zaproponuje lepsze warunki. Ja przy wycenie tworzenia stron internetowych zawsze pytam o stan materiałów, bo to dla mnie najlepszy prognostyk tego, jak pójdzie współpraca.

Co ustalić zanim napiszesz do wykonawcy?

Zanim wyślesz zapytanie, ustal trzy rzeczy: po co ta strona istnieje, dla kogo jest i co użytkownik ma na niej zrobić. To brzmi banalnie, ale właśnie na tych pytaniach wykłada się większość briefów, które dostaję. "Chcę nowoczesną stronę" to nie jest cel. "Chcę 10 zapytań ofertowych miesięcznie z formularza" to jest cel.

Przygotuj w punktach:

• Cel biznesowy strony i jedną główną akcję użytkownika (telefon, formularz, zakup)
• Grupę docelową: kto kupuje, czego szuka, na czym mu zależy
• Listę podstron, które widzisz na stronie (start, oferta, o nas, kontakt, blog)
• 3-5 adresów stron, które ci się podobają, najlepiej z komentarzem dlaczego
• 2-3 strony konkurencji, od której chcesz się odróżnić
• Widełki budżetu i realny termin

Skala tematu jest spora. Według GUS w 2025 roku 67,5% przedsiębiorstw w Polsce miało własną stronę internetową, czyli blisko jedna trzecia firm dopiero ten etap ma przed sobą. Jeśli jesteś w tej grupie, dobre przygotowanie briefu to twoja największa dźwignia negocjacyjna, bo porównasz oferty na tej samej podstawie zamiast zgadywać, czemu jedna wycena to 3000 zł, a druga 12000 zł.

Budżetu nie ukrywaj. Wiem, że kusi, żeby "zobaczyć co zaproponują". W praktyce podanie widełek pozwala wykonawcy dopasować zakres do pieniędzy zamiast strzelać w ciemno.

Jakie treści przygotować na stronę?

Najkrócej: tekst na każdą podstronę z listy, którą ustaliłeś w briefie. Treści to element, który opóźnia projekty najczęściej, dlatego radzę zacząć od nich jeszcze przed wyborem wykonawcy. Nie muszą być literacko dopracowane. Muszą być kompletne merytorycznie.

Co konkretnie zbierz:

• Opis oferty: usługi lub produkty, zakres, dla kogo, co wyróżnia twoją firmę
• Dane firmowe: pełna nazwa, NIP, adres, telefony, e-maile, godziny pracy
• Historię firmy i sylwetki zespołu (nawet 3-4 zdania na osobę)
• Opinie klientów z imieniem i nazwą firmy (poproś o zgodę na publikację)
• Certyfikaty, nagrody, loga partnerów i realizacje
• Odpowiedzi na 5-10 pytań, które klienci zadają ci najczęściej (gotowa sekcja FAQ)

Forma? Zwykły dokument Google albo Word, podzielony nagłówkami według podstron. Nie wklejaj treści w wątek mailowy na 40 wiadomości, bo połowa się zgubi.

> Pod koniec zeszłego roku robiłem stronę dla firmy remontowej z Poznania. Właściciel przyszedł z dokumentem: teksty na 11 podstron, 60 zdjęć realizacji opisanych folderami, logo w wektorze. Projekt zamknęliśmy w 3,5 tygodnia. Bliźniaczy zakres dla innego klienta, bez materiałów, trwał wcześniej prawie 4 miesiące, z czego moja praca to było może 5 tygodni. Reszta to czekanie.

A jeśli nie masz czasu pisać? Powiedz to wprost na etapie wyceny. Lepiej od razu doliczyć copywritera, niż blokować projekt na dwa miesiące.

Logo i zdjęcia: w jakich formatach je dostarczyć?

Logo dostarcz w wektorze (SVG, EPS lub AI), a jeśli go nie masz, to w PNG na przezroczystym tle w największym dostępnym rozmiarze. Logo wycięte z wizytówki albo ściągnięte z własnego Facebooka w rozdzielczości 200 pikseli nie nadaje się do niczego, a takie pliki dostaję zaskakująco często.

Pełna lista materiałów graficznych:

• Logo w wektorze plus wersja jasna i ciemna, jeśli istnieją
• Księga znaku lub brand book (kolory w HEX, fonty, zasady stosowania logo)
• Zdjęcia: siedziba, zespół, produkty, realizacje, minimum 1920 px szerokości
• Materiały dodatkowe: foldery PDF, cenniki, schematy, filmy

Jeśli nie masz zdjęć, masz dwie drogi. Pierwsza: sesja u lokalnego fotografa, w Poznaniu za 800-1500 zł netto zrobisz pakiet, który starczy na stronę i social media na rok. Druga: zdjęcia stockowe, ale dobierane z głową, bo uśmiechnięci modele z amerykańskiego biurowca obniżają wiarygodność lokalnej firmy usługowej. Moim zdaniem nawet średnia sesja własna bije najlepszy stock, klienci to czują.

Jakie dostępy będą potrzebne wykonawcy?

Wykonawca będzie potrzebował dostępu do domeny, hostingu i ewentualnie do usług Google. To najczęściej niedoceniany punkt całej listy, a potrafi zablokować start na tygodnie, szczególnie gdy domeną opiekował się "ktoś kiedyś".

Zbierz przed startem:

• Login do panelu rejestratora domeny (home.pl, nazwa.pl, OVH, cyber_Folks itd.)
• Jeśli przenosisz domenę: kod authinfo. Uwaga, kod jest ważny 30 dni, a jego wydanie np. w home.pl może potrwać do 96 godzin
• Dostęp do hostingu lub decyzję, że kupujesz nowy
• Dostępy do starej strony (panel CMS, FTP), jeśli robisz przebudowę
• Konta Google Analytics 4 i Search Console, jeśli istnieją
• Informację, gdzie działa firmowa poczta, żeby przy zmianach DNS nikt jej nie wyłączył

Jedna zasada, którą powtarzam każdemu klientowi: domena i hosting mają być zarejestrowane na twoją firmę, nie na wykonawcę. Abonentem domeny jesteś ty. Wykonawcy nadajesz dostęp roboczy albo konto współpracownika, które po zakończeniu projektu możesz odebrać. Widziałem zbyt wiele firm, które po rozstaniu z agencją odkrywały, że ich domena formalnie należy do kogoś innego.

Haseł nie wysyłaj zwykłym mailem. Menedżer haseł z funkcją udostępniania albo chociaż link wygasający (np. One-Time Secret) to minimum higieny.

Ile kosztują domena, hosting i utrzymanie strony?

Stałe koszty utrzymania prostej strony firmowej to obecnie ok. 330-800 zł netto rocznie, niezależnie od tego, ile zapłacisz za samo wykonanie. Warto je znać przed zamówieniem, bo promocje pierwszego roku potrafią zaburzyć obraz: hosting kupiony za 50 zł odnawia się za 199 zł i więcej, a domena za 9 zł z promocji odnowi się za 129-200 zł netto.

Ceny odnowień domen .pl poszły w górę po podwyżce stawek bazowych NASK pod koniec 2024 roku: u 15 z 38 rejestratorów odnowienia podrożały, a u największych (home.pl 169 zł, cyber_Folks 179 zł, nazwa.pl 200 zł netto) to już znaczący koszt roczny. Dlatego przy nowej domenie patrz na cenę odnowienia, nie promocji.

Pełne widełki kosztów samego wykonania strony rozpisałem w cenniku, więc tutaj tylko orientacyjnie: strona firmowa u freelancera to zwykle 3500-12000 zł netto, u agencji 8000-25000 zł.

Co z RODO, cookies i dostępnością?

Strona firmowa w Polsce musi mieć poprawną politykę prywatności, zgodny z prawem baner cookies i coraz częściej także podstawy dostępności cyfrowej. To nie są dodatki "na później", bo poprawianie ich po wdrożeniu kosztuje więcej niż zaplanowanie na starcie.

Trzy rzeczy do ogarnięcia:

1. RODO: przygotuj dane administratora danych i informację, co dzieje się z danymi z formularzy (kto je przetwarza, gdzie trafiają, np. do systemu mailingowego). Na tej podstawie powstaje polityka prywatności.
2. Cookies: od 10 listopada 2024 obowiązuje Prawo komunikacji elektronicznej, które zastąpiło Prawo telekomunikacyjne. Baner musi pozwalać na zgodę i jej wycofanie per kategoria, a skrypty marketingowe (piksele, tagi) mogą ruszyć dopiero po zgodzie. Stare polityki powołujące się na art. 172 Prawa telekomunikacyjnego są nieaktualne.
3. Dostępność: od 28 czerwca 2025 działa polska ustawa o zapewnianiu dostępności (wdrożenie unijnego EAA), która objęła m.in. e-commerce. Skala zaniedbań jest ogromna, według raportu WebAIM Million 2025 aż 94,8% z miliona badanych stron ma wykrywalne błędy WCAG, średnio 51 błędów na stronę. Nawet jeśli twoja firma nie podlega ustawie wprost, dostępna strona to lepsza konwersja i lepsze SEO.

Nie musisz być prawnikiem. Wystarczy, że zasygnalizujesz te tematy w briefie i zapytasz wykonawcę, co bierze na siebie. Ja w projektach konfiguruję baner zgód i przygotowuję strukturę pod politykę prywatności, a treść prawną klient zatwierdza u swojego prawnika.

Pisać teksty samemu czy zlecić copywriterowi?

Najlepszy układ dla większości firm: ty dostarczasz wiedzę i surowe materiały, profesjonalista nadaje im formę. Czyste pisanie od zera przez copywritera bez twojego wkładu zawsze wychodzi najgorzej, bo tekst robi się okrągły i bez konkretów.

Kompromis, który polecam: napisz wszystko po swojemu, nawet chaotycznie, i dogadaj z wykonawcą redakcję plus optymalizację pod frazy. To ułamek ceny pełnego copywritingu, a zachowuje twój głos i konkrety.

Checklista do odhaczenia przed zamówieniem strony

Poniżej cała lista w jednym miejscu. Jeśli odhaczysz minimum 12 z 15 punktów, jesteś przygotowany lepiej niż 90% klientów, z którymi zaczynałem współpracę.

Czy trzeba mieć komplet? Nie. Połowa moich klientów zaczyna z 60-70% tej listy i dobieramy resztę w trakcie. Chodzi o to, żeby braki były świadome i zaplanowane, a nie odkrywane w połowie projektu.

Na koniec krótko: dobre przygotowanie to nie biurokracja, tylko najtańszy sposób na szybszy projekt i niższą wycenę. Teksty, logo, zdjęcia i dostępy zebrane przed startem oszczędzają tygodnie czekania i realne tysiące złotych. Jeśli masz już część materiałów i chcesz sprawdzić, ile w twoim przypadku kosztowałaby strona, napisz do mnie przez formularz na dole tej strony. Przejrzę materiały, wskażę braki i przygotuję konkretną wycenę, zwykle w 2 dni robocze.

Najczęstsze pytania

Czy muszę mieć gotowe teksty przed zamówieniem strony internetowej?

Nie musisz, ale to najtańsza opcja. Teksty pisane przez copywritera to dodatkowe 2000-8000 zł w wycenie, a czekanie na treści od klienta to najczęstszy powód opóźnień. Wystarczy, że na etapie wyceny zdecydujesz: piszesz sam, dostarczasz materiały źródłowe do redakcji albo zlecasz całość.

Co to jest kod authinfo i skąd go wziąć?

Kod authinfo to jednorazowe hasło autoryzujące przeniesienie domeny między rejestratorami. Uzyskasz go w panelu klienta firmy, w której domena jest zarejestrowana (home.pl, nazwa.pl, OVH itd.). Kod jest ważny 30 dni, a jego wydanie może potrwać do 96 godzin, więc nie zostawiaj tego na ostatni moment.

Ile kosztuje utrzymanie strony internetowej rocznie?

Minimum to ok. 330-800 zł netto rocznie: odnowienie domeny .pl 129-200 zł plus hosting 199-599 zł, certyfikat SSL Let's Encrypt jest darmowy. Opcjonalna opieka techniczna (aktualizacje, backupy, monitoring) to dodatkowo ok. 200-600 zł miesięcznie. Uwaga na promocje pierwszego roku, odnowienia bywają kilka razy droższe.

Jak długo trwa stworzenie strony, gdy materiały są gotowe?

Prosta strona firmowa z kompletem materiałów to realnie 2-4 tygodnie. Bez materiałów ten sam projekt potrafi ciągnąć się 2-3 miesiące, bo wykonawca czeka na teksty i zdjęcia. Sklepy internetowe wymagają zwykle od miesiąca do trzech, zależnie od liczby produktów i integracji.

Czy wykonawca może kupić domenę i hosting za mnie?

Może i często to robi, ale rejestruj obie usługi na własne dane firmy, nie na wykonawcę. Abonentem domeny powinien być właściciel biznesu, inaczej przy zmianie wykonawcy zaczynają się problemy z przejęciem kontroli. Wykonawcy wystarczy dostęp roboczy lub konto współpracownika w panelu.